Vždy jsem byl příznivcem spíše elektronických řešení. Nemusíte tahat žádný notýsek, svá data synchronizujete například mezi mobilem a počítačem a díky digitální formě se skvěle pracuje s kontexty. Vše je zálohované, relativně pohodlně se do seznamů zapisuje i za chůze a nemusíte s sebou tahat nic navíc (za předpokladu, že máte své GTD v mobilu).

Jaké jsou tedy výhody papíru? Rozhodně máte větší přehled a lépe se věci plánují, celkově se lépe orientujete ve svém čase. Vše píšete vlastní rukou, díky tomu máte  tendenci věci více dodržovat (aspoň já mám takovou zkušenost), navíc využíváte obrazovou paměť a nemáte žádné problémy se synchronizací. Také můžete na papír čmárat a věřte, že malý čmáranec u úkolu nebo projektu Vám po čase řekne mnohem více než řádek strojově psaného textu. Navíc je vyhledávání na papíře, s trochou cviku, rychlé.

Samozřejmě má papír i své nevýhody, problém je se zálohováním, špatně se poznamenávají úkoly za chůze a taky musíte vždycky tahat něco navíc. I přes tyto nevýhody papír doporučuji. V ničem Vás neomezuje a díky papíru se více zaměříte na delší rozplánování, tím pádem i na důležitější úkoly. Navíc díky tomu, že máte GTD v diáři, můžete rozhodnout, kdy budete pracovat a kdy ne. Když vím, že nechci pracovat, tak si diář s sebou prostě nevezmu (kdyby mě napadlo něco důležitého, tak si to poznamenám do mobilu).

Kombinace papíru a elektronické formy

Diář

Momentálně mám obyčejný zápisník, ale v šuplíku je již připraven Moleskine. Nezačal jsem Moleskinem, protože jsem si nejprve chtěl vyzkoušet papírové řešení na něčem levnějším. Na papírové GTD stačí obyčejný zápisník z papírnictví, pokud chcete něco kvalitního a dobře vypadajícího, zvolte Moleskine. Nesáhl jsem po žádném profesionálním diáři, protože si svůj systém chci navrhnout sám a nebýt ničím omezován, žádné předpřipravené stránky na poznámky, na rozpis dne atd.

Kalendář

Stále využívám elektronickou podobu kalendáře. Má to mnoho výhod, například připomenutí v daný čas. Kalendář synchronizuji mezi počítačem, iPhonem i iPadem. K této synchronizaci používám službu Mobileme, ale můžu doporučit i kalendář od Googlu.

Someday list

Tento seznam svých snů a životních cílů mám stále v elektronické formě. A to z důvodu zálohy. Navíc jej potřebuji jen jednou za týden při týdenním review, takže to není problém.

Mé papírové GTD: BETA!

Své nynější rozvržení a fungování diáře bych označil spíše jako beta verzi. Některé věci ještě upravuji během používání a tímto článkem bych Vás také chtěl vyzvat k tomu, abyste se případně podělili o své nápady a zkušenosti.

Pero

Momentálně používám pero Pilot, které lze i gumovat. Myslel jsem si, že tuto vychytávku budu hojně využívat, ale není to tak. Jen jednou jsem něco gumoval a to spíše abych to vyzkoušel. Takže je to vlastně jedno, ale někomu by se to mohlo hodit. Hotové úkoly tedy škrtám a přiznám se, že né jednou čarou. Zaškrtání celého úkolu se mi zdá lepší pro přehlednost při dalším zkoumání seznamu. Také jsem si vytvořil na svém Moleskinu držák pera. Stačí kousek gumičky, problém je spíše desky Moleskinu prošít.

Gumičkou vytvořený držák na pero

Pravítko

Používám papírový úhloměr, hodí se na rýsování rovných čar, ale použít se dá i jako záložka.

Záložky

Na označení sekcí používám lístečky, nejde o takové ty obyčejné papírové, ale o ty voskované. Třeba Vám pomůže obrázek. Tyto záložky se méně mačkají a špiní, navíc jdou několikrát odlepit a znovu přilepit, a tím pádem Vám vydrží opravdu dlouho.

Archivace

Své hotové úkoly nijak nearchivuji. Když již popsané stránky nepotřebuji, tak je slepím k sobě. Tím se stává stránka tvrdší a tlustší, potom aktuální seznam nalistujete mnohem rychleji – je za tou „tvrdou“ stránkou.

Rozvržení, kontexty

Celkově mám ve svém diáři 5 sekcí:

Inbox je na první straně.

O několik stránek dále jsou rozepsané aktuální projekty.

O dalších několik stránek dále je rozpis týdne. Málo kdy plánuji celý týden. Většinou plánuji spíše dva až tři dny dopředu, vše podle potřeby. Někdy mi na daný den stačí třetina stránky, někdy potřebuji stránku celou. Na stránce je vždy uveden úkol a  po straně, za čarou, kontext (například D – domluvit, Mac, Home atd).

Pro často používané kontexty jsem udělal vlastní záložky. Například mám seznam Čekám na, a občas vytvořím i seznam Domluvit či Telefonáty.

No a poslední záložkou je Next, tam píšu všechny úkoly, které se nevejdou do daného týdne, ale chci je v blízké budoucnosti udělat. Při týdenním review pak tento seznam projdu a naplánuji nadcházející dny či celý týden.

Tak to je ve stručnosti moje nynější rozvržení GTD. Jsem s papírovým řešením opravdu spokojen, konečně nemusím řešit žádnou synchronizaci a nejsem ani svazován předpřipravenými systémy. Navíc papír Vás opravdu donutí se nad svými úkoly zamyslet, a možná řadu věcí přehodnotíte.

Podobně zaměřené články: